2/23/2009

Angajatii problema

Mi-am propus sa discutam in articolul acesta despre subordonatii dificili, cu atitudine neprofesionala la locul de munca. Acestia sunt prezenti in multe companii, trebuie sa recunoastem si le fac viata grea nu numai managerilor ci si colegilor din jur.

In primul rand ar trebui sa vedem de ce ii primim in organizatii daca sunt “angajati problema”?
In contextual lipsei de personal specializat companiile sunt mai putin riguroase la angajari, chiar si la numirea in post a celor care fac recrutari si selectii. Am vazut candidati care isi gasesc posturi bune chiar daca au schimbat doua trei joburi in medie pe an.
Multi dintre ei fac impresie celor care ii intervieveaza si se pun bine in valoare, ori sunt recomandati cu caldura de catre un prieten (coleg, cunoscut), sunt “pila” cuiva sau ii alegem pentru ca “altii mai buni nu avem de unde sa alegem”.
In prima faza sunt vigilenti, isi indeplinesc fara comentarii sarcinile, socializeaza si cauta sa faca impresie buna persoanelor cu influenta in organizatie.
In etapa urmatoare dezvaluie ce se afla in spatele fatadei, devin nepoliticosi, neproductivi, incep sa-si ia pauze din ce in ce mai lungi, intarzie la program, se plang ca au prea mult de lucru, pozeaza in victime, isi critica superiorii directi, raspandesc barfe sau recruteaza aliati.
Unora dintre ei, conducerea participativa le creeaza falsa impresie ca accentul diminuat pe sarcini reprezinta lipsa autoritatii si incep sa se comporte neprofesional.
Sunt cazuri in care, a pastra in continuare un angajat problema intr-o echipa, e similar cu a pastra un mar stricat intr-un cos cu mere bune. In cele din urma le va contamina si pe celalalte.
Inainte de a pune eticheta “angajat problema” trebuie sa faci o analiza obiectiva a situatiei. In primul rand ai nevoie de informatii corecte despre faptele subordonatului.
Este dezavantajos sa te bazezi pe presupozitii sau pe ce-ti spun ceilalti.
Am vazut numeroase situatii in care comportamentul colegilor sau al managerului erau surse de demotivare, generand manifestari nepotrivite din partea angajatului .
Oricat de loial ai fi organizatiei si principiilor profesionalismului, in momentul in care ti se fac nedreptati atitudinea ti se schimba si e greu sa fii impasibil.
Ca manager prefer sa stiu ca am analizat foarte bine situatia si am identificat corect sursa atitudinii nepotrivite a angajatului , apoi, ca am depus toate eforturile sa-l ajut sa si-o corecteze. “Avansarea in afara companiei” o vad ca pe o solutie ultima.
Este adevarat ca nimeni nu-i de neinlocuit dar uneori iti trebuie alti doi, trei angajati ca sa faca munca celui pe care vrei sa-l concediezi.


Ce trebuie sa faci ca manager odata ce ai constatat ca ai un angajat problema:
· Trebuie sa te inarmezi cu calm si luciditate
· Nu nega si nu evitatia problema sau confruntarea necesara pentru indreptarea ei. Cu cat decizia intarzie, cu atat e mai greu de reparat.
· Nu folosi jigniri, sarcasmul sau atacul la persoana de fata cu ceilalti angajati.
· Evita amenintarile sau ultimatum-urile.
· Mascheaza disconfortul creat, ii poti amplifica celuilalt atitudinea negativa.
· Incearca sa ai o imagine obiectiva asupra situatiei.
· Identifica daca te confrunti cu o problema de atitudine sau cu o manifestare a unor frustrari generate de factori care tin de natura job-ului ( supraincarcarea cu task-uri, nemultumiri salariale, munca de rutina, lipsa spiritului de echipa, nerecunoasterea meritelor, etc.)
· Genereaza o intalnire , de preferinta intr-un moment in care puteti discuta in liniste.

Cum ar trebui sa te comporti la acest dialog?
· Asigura-te ca angajatul stie clar care-i sunt sarcinile de serviciu .
· Pregateste-te pentru intalnire! Iti trebuie probe elocvente: Rapoartele de evaluare a activitatii, obiectivele neindeplinite; datele concrete iti pot folosi ca dovezi/argumente.
· Incepe discutia intr-un ton optimist si calm, apreciind ceva ce anagajatul a facut bine.
· Cere si obtine acordul cu privire la rezultatul intalnirii: “Putem discuta despre activitatea ta din ultimul timp?”
· Obtine acordul cu privire la activitatile care trebuiau indeplinite conform fisei postului sau pentru realizarea obiectivelor stabilite de comun accord: “Adu-mi aminte care au fost obiectivele tale? Care ar trebui sa fie atitudinea profesionala a unui angajat in compania noastra?...”
· Expuneti punctul de vedere: comportamentul necorespunzator, consecintele comportamentului fata de colegi sau organizatie si sentimentele voastre via a vis de acest comportament.
· Intreaba-l care au fost cauzele nerealizari obiectivelor sau a atitudinii neprofesionale ascultandu-l cu atentie, fara ironie, acuze sau rautate.
· Obtine acordul asupra schimbarii si asumarii angajamentelor: Ce esti dispus sa schimbi? El spune: tot! Nu, nu…doua sau trei lucruri de inceput. Folositi politica pasilor marunti, daca isi asuma prea multe schimbari nu va face niciuna.
· Stabiliti impreuna care vor fi consecintele nerealizarii schimbarilor si fixati un dead-line. Fii politicos si arata ca iti pasa si esti interesat de ceea ce se intampla.
· Incheie intr-un ton optimist, asigurandu-l ca esti sigur si ai incredere ca va face schimbarile necesare; tot odata asigura-l ca are oricand usa deschisa daca are nevoie de suport real din partea ta.
· La evaluarea urmatoare, daca nu s-au rezolvat lucrurile, fii gata sa te tii de cuvant si sa aplici masurile pe care le-ati stabilit de comun acord la intalnirea anterioara. Aceste masuri trebuie sa respecte prevederile legale.

Imi aduc aminte ca la un moment dat un manager m-a trecut prin acesti pasi, datorita faptului ca nu imi indeplinisem obiectivele pe care mi le asumasem in luna respectiva. Ajungand la pasul stabilirii consecintelor, mi-a cerut mie sa-i spun ce ar trebui sa se intample daca se repeta lipsa de performanta luna urmatoare. Orgolios, i-am raspuns: “Concediaza-ma, daca se repeta”. Replica a venit imediat: “Tu ai zis...!”. Numai eu stiu ce eforturi am depus in perioada imediat urmatoare de teama ca o sa ma dau afara singur. Pentru mine a functionat.
Din punctual meu de vedere merita efortul de a identifica sursele demotivarii si atitudinii negative ale angajatului si, daca e posibil transformarea acestuia intr-un aliat cu un comportament cooperant. In anumite situatii, mentinand un angajat incompetent pentru ca nu-si indeplineste sarcinile, desi i se ofera mai multe sanse, inseamna sa risipesti banii si timpul organizatiei tale si in final cel concediat s-ar putea sa fii chiar tu.
Se spune ca iti ia mai putin timp sa iei o decizie inteleapta decat sa indrepti una neinspirata. Asa ca ar trebui sa cugetam bine si sa tinem cont de toti factorii inainte de a lua o decizie.

http://www.penescu.blogspot.com/

Iulian Penescu

Cum sa ceri ca sa obtii

Adesea mi se intampla in cursurile pe care le sustin sa primesc intrebari de genul urmator: Cum sa procedez ca sa obtin resursele care-mi sunt necesare pentru a-mi duce la bun sfarsit proiectul?; Sunt de doi ani in firma, mi s-a spus ca dupa primele sase luni de activitate imi va creste salariul si nu s-a intamplat nimic, ce sa fac? Lucrez intr-un departament in care volumul de activitate s-a dublat si numarul de personal a ramas acelasi, simt ca nu mai fac fata, cum sa procedez?

Dialogul nostru se desfasoara aproape de fiecare data in felul urmator: Ai cerut? Ce sa cer? Resurse, salariu marit pe masura efortului depus, coechipieri noi care sa-ti preia din volumul prea mare de munca, etc. Am cerut si n-am primit. Cum ai cerut si de cate ori?

Nu primim, pentru ceea ce ne dorim sau ceea ce ni se cuvine, primim pentru modul potrivit in care reusim sa formulam cererea.
Sunt convins ca multi dintre noi au auzit povestea cu regele care a visat intr-o noapte ca i-au cazut toti dintii. Visul i-a starnit ingrijorare, asa ca a chemat un ghicitor care sa i-l talmaceasca. Ghicitorul a ascultat visul regelui, a reflectat putin, apoi a rostit sentinta: „ Maiestate, acest vis inseamna ca toate rudele tale vor muri si ca vei ramane singur pe lume”. Regele s-a maniat si i-a cerut ghicitorului sa paraseasca imediat palatul. Apoi, si-a chemat cel de-al doilea ghicitor pe care il avea la palat. Acesta a ascultat visul regelui, a reflectat putin, apoi i-a spus: „Bucura-te, majestate! Visul inseamna ca vei mai trai mult timp de acum incolo. De fapt, vei trai mai mult decat toate rudele tale! Sa ne traiesti, marite rege, o mie de ani!”
Regele a fost incantat de predictie si i-a daruit o punga cu galbeni. In esenta, ambii ghicitori au facut aceiasi predictie. Dar felul cum au spus-o, a fost total diferit. Prin urmare, la fel de diferite au fost si modurile in care regelui i s-a transmis mesajul.
Morala: trebuie sa fim foarte atenti cand formulam o cerere, cum o formulam si cui i-o adresam.

’Cere si ti se va da’, este adevarat, dar in lumea moderna nu este si suficient . Atunci cand adresam o cerere nu trebuie sa ne tanguim, sa ne plangem , sa ne umilim sau sa ne caciulim.

Pentru succes este necesar sa respectam cateva reguli:
1. Cere la obiect! Mesajul pe care il transmitem atunci cand cerem trebuie sa fie formulat clar, concis, coerent, politicos si cu inteligenta.

2. Evita expresii de genul: n-ati putea; credeti ca; scuzati-ma ca va deranjez; ce ziceti puteti sa; as avea si eu nevoie de...Acestea sunt expresii care insotite si de un limbaj nonverbal pe masura nu fac altceva decat sa transmita celui caruia ii sunt adresate stare de om deranjat de catre o persoana nesigura si nehotarata.

3. Evita intermediarii. Cere de la persoana care te poate ajuta, de la acel care are resursele, capital, puterea de decizie sau experienta necesara.

4. Da si vei primi, ofera la schimb ajutorul persoanei de la care soliciti. Nu cere numai, asteptand sa ti se ofere.

5. Cere argumentat si spunandu-i celuilalt ce are el de castigat sau afacerea pe care o desfasoara, ca urmare a solutionarii cererii tale. Daca ii vei spune factorului de decizie ca ai nevoie de resurse pentru a-ti usura munca, va fi dificil sa le primesti; spune-i, in schimb, ca daca ti se aloca resursesele solicitate iti va creste eficienta si va creste profitul companiei si sansele sa obtii ceea ce doreai vor creste considerabil.

6. Fii perseverent, dar nu agresiv! Cere pana cand vei obtine ceea ce vrei. Daca ai cerut odata si ulterior nu ai mai scos un cuvant despre ceea ce-ti doreai, cel de la care ceri va ramane cu impresia ca nu-ti mai trebuie ceea ce i-ai cerut.

7. Daca ai cerut insistent si n-ai primit nu inseamna ca trebuie sa renunti. Nu inseamna sa ceri exact in acelasi fel si de la aceiasi persoana. Se spune ca numai nebunii fac acelasi lucru si se asteapta la rezultate diferite. Atunci cand ceri, trebuie sa te schimbi si sa te adaptezi pana cand obtii ceea ce doresti.

8. Daca intampini dificultati in a ajunge la cel care decide, imprieteneste-te cu cei care au putere mare de influenta asupra sa. In multe organizatii exista “sfetnicii din umbra”, cei ale caror sfaturi sunt apreciate. Identificati-ii si apelati la ajutorul lor.

9. Fii persuasiv! Cererea trebuie formulata politicos, insa neinteresat ca si cum ai mai avea si alte optiuni la fel de atragatoare. Cu cat ceea ce ceri este mai important pentru tine cu atat trebuie sa pari calm si indiferent.

In concluzie, daca vrei sa primesti trebuie sa stii sa ceri; prima conditie este insa sa ceri.
http://www.penescu.blogspot.com/
Iulian Penescu

Managerii tirani

Sunt angajat din 1991 si am avut norocul sa lucrez in companii in care activau o multime de manageri aflati pe diverse trepte ierarhice. Am fost manager si m-am confruntat cu tot felul de tipologii de manageri. Pe unii i-am admirat, altii mi-au facut zile grele, altora le-am creat eu stari de disconfort. De la ei am invatat cum sa conduc dar si cum sa nu conduc. Ii intalnesc in cursuri sau le intalnesc subalternii si ma bucur sau ma minunez.

Comportamentul managerilor fata de angajatii din subordine depinde de o multitudine de factori pe care psihologii i-au studiat aprofundat si inca ii mai studiaza.

Stii cum sa faci fata in situatia in care ai un sef cu un comportament anormal?
Anormal = manager agresiv care isi tiranizeaza subalternii.

Unii angajati au impresia ca sefii tirani sunt astfel ca urmare a presiunilor zilnice si a rigorilor pe care le suporta. Sefii sustin ca nu au timp de “fineturi”, ci trebuie sa tipe si sa puna presiune pentru ca lucrurile sa mearga. Cu certitudine exista o diferenta clara intre un sef nerabdator si stresat si unul tiranic.

Cum ii recunoastem?
Totul incepe si se sfarseste cu ei, au o nevoie avida de control.
Sunt inconjurati de oportunisti care se transforma la randul lor in agresori pe linie ierarhica descendenta.
Folosesc un ton autoritar si grav, un ritm verbal alert iar volumul vocii este ridicat pentru a impresiona.
Afiseaza o mimica severa, privirea lor intimideaza iar gestica este in general una acuzatoare.
Sunt inconjurati de barfe si intrigi pe care le incurajeaza.
Sunt in centrul atentiei, isi asuma meritele celorlalti si creeaza artificial conflicte.
Nu isi asuma responsabilitati, sunt inflexibili la sugestii si opinii, iar sfaturile ii irita la maxim.
Daca revendici drepturi, iti spun ca “la poarta asteapta altii o suta care te pot inlocui”

Cum actioneaza?
Dezbina si se transforma in vanatori de greseli cu scopul de a detine controlul.
Isi lingusesc superiorii si sunt lipsiti de respect si fara bun simt fata de subordonati.
Pun accent maxim pe sarcini si fixeaza termene nerealiste.
Monopolizeaza informatia din dorinta de a detine controlul.
Tintesc functii inalte.
Nu-si consulta si nici nu isi informeaza echipele atunci cand iau decizii.
Deleaga doar acele sarcini care sunt de rutina si nu le ofera angajatilor oportunitatea sa isi imbunatateasca abiltatile si sa se dezvolte.
Sunt ranchiunosi, au rabdare, iarta greu si nu uita.


Care sunt consecintele mentinerii acestor manageri in functie? Rezultate slabe si performante scazute ale angajatilor deoarece isi irosesc energiile in conflicte si intrigi. Stilul de munca este pompieristic, dezorganizat, lipsit de planificarea si prioritizarea sarcinilor.
Atmosfera in companie este una improprie, predominata de ostilitati si nedreptati.
Promovarile se fac pe baza de favoritisme. Subordonatii competenti pot avansa doar in afara companiei.
Creste gradul de demotivare si scade moralul angajatilor.
Angajatii nemultumiti pleaca la companiile concurente, impreuna cu portofoliul de clienti si colegii dezamagiti. Functioneaza cu succes principiul “usilor rotative”. (angajatii vin greu si pleaca repede)
Tinerii care isi incep cariera sub conducerea unui astfel de manager si rezista o perioada mai indelungata, odata avansati vor fi tentati sa copieze stilul agresiv cu care au fost obisnuiti.

Cum sa ne protejam? In primul rand cunoasteti-va drepturile legale ca si salariat ca sa le puteti sustine.
Ganditi pozitiv, nimeni nu ne poate leza fara consimtamantul nostru.
Chiar daca sunteti frustrati, nu afisati sentimente de autocompatimire. Evitati sa va aratati teama in fata lor, dorinta de dominare ii va incuraja sa va asupreasca mai tare. Nu ii acuzati in mod deschis, nu ii sabotati sau barfiti. Vor afla si ii veti starni si mai rau.
Respectati programul de lucru si nu ii obisnuiti cu ore suplimentare.
Pastrati-va demnitatea si integritatea. Tineti-i la curent cu proiectele pe care le desfasurati si furnizati-le rapoarte privind progresul activitatilor. Straduiti-va sa va indepliniti la timp sarcinile.
Pastrati o evidenta a incidentelor care va afecteaza.

Avem solutii?
Daca sunteti victima unui comportament managerial agresiv, abtineti-va sa reactionati prompt. Asteptati o discutie in particular. Fiti politicos si calm, dar nu defensiv .
Daca nu obtineti rezultate si va place jobul, va simtiti bine in prezenta colegilor iar munca pe care o desfasurati va ajuta sa va dezvoltati… asteptati. O vorba spune: “Daca nu poti sa actionezi, pluteste o vreme”. Mai devreme sau mai tarziu cineva cu putere de decizie o sa observe si managerul respectiv va pleca sau va fi convins sa plece. S-a constatat ca, uneori, in perioadele de “formare” ale unei companii, actionarii folosesc manageri cu un stil de conducere autoritar, dupa care sunt schimbati.
Daca nu aveti rabdare, o strategie buna este aceea folosita in armata. Plangerea nerezolvata la un nivel ierarhic avanseaza la urmatorul. Adunati dovezi ale comportamentului agresiv al managerului, fixati o intalnire cu superiorul managerului vostru si daca este posibil solicitati si prezenta celui incriminat. Este recomandabil sa fiti discreti pana in momentul in care fixati intalnirea. Odata obtinuta intalnirea, etic ar fi sa il informati si pe cel reclamat.
La intalnire relatati fapte concrete si nu presupozitii, fiti obiectivi si calmi. Veti creea impact daca ii cereti superiorului sa fie arbitru si nu judecator.
Relatati comportamentele sefului vostru, consecintele acelor comportamente asupra voastra si sentimentele neplacute pe care vi le creeaza.
Daca ati constientizat ca nu mai exista cai de convietuire apelati si la solutia extrema.
Un angajat competent trebuie sa poata sa spuna oricand: pot sa lucrez la firma aceasta sau la oricare alta.

Studiile arata ca a te confrunta cu un astfel de manager o perioada indelungata este frustrant si istovitor . Va puteti imbolnavi, fizic sau psihic.
Alegerea este a noastra: ramanem intr-un mediu neprielnic, asteptam in speranta unei schimbari sau … cautam ?
Iulian Penescu

http://www.penescu.blogspot.com/

Barfa in organizatii

Ai fost vreodata tinta barfelor nefondate in compania in care lucrezi? Ti-a fost pusa la indoiala reputatia datorita unor fapte sau vorbe care ti-au fost atribuite pe nedrept? Te-ai destainuit vreodata celui mai bun prieten crezand ca te vei putea baza pe discretie acestuia si sa constati a doua zi ca toti colegii iti zambesc cu subanteles?

Barfele la locul de munca sunt greu de controlat. Daca vrei sa afli “noutatile” din firma mergi la tigara (chiar daca nu esti fumator), bea-ti cafeaua alaturi de colegi sau iesi la iarba verde cu “gasca”. Garantat vei fi pus la curent cu intimitatile si aventurile amoroase ale colegilor, cu salariile pe care le credeai confidentiale dar le stie toata lumea precum si cu avansarile sau concedierile care urmeaza.

Barfa isi gaseste terenul fertil in companiile in care e incurajata la nivel de management sau acolo unde exista disfunctionalitati in circulatia informatiei. Exista angajati pe diferite trepte ierarhice care transmit fragmentat informatia crezand ca astfel le creste influenta si puterea. Informatia incompleta duce la speculatii,si creeaza premizele diluarii si deformarii acesteia.

Cum ii recunoastem pe barfitori?
· Folosesc expresii de genul: hai sa-ti spun una tare…, iti spun da’ nu stii de la mine…, ca sa fiu sincer…, n-o sa-ti vina sa crezi…, stiu ca suna ciudat…, te asigur… , crede-ma pe cuvant ca...
· De obicei sunt lingusitorii sefilor si le fac mici servicii care nu au nimic de a face cu munca propriu-zisa.
· Isi schimba pozitia dupa cum bate vantul.
· Pot folosi un ton misterios, dezinvolt sau indignat in functie de situatie pentru a transmite credibilitate.
· Inainte de a intra in biroul sefului isi corecteaza tinuta, isi aranjaza parul sau isi reimprospateaza deodorantul.

Cum actioneaza barfitorii?
· Spun ceva in fata voastra si altceva cand nu sunteti prezenti.
· Cand vorbesc despre colegi intentionat uita detaliile, isi aduc aminte doar partile picante si distorsioneaza.
· De multe ori se aliaza, formeaza “bisericute” si lanseaza zvonuri din mai multe directii.
· Zvonurile contin mici adevaruri insotite de minciuni bine ticluite si exagerate pentru credibilitate.
· Dezvaluie informatii particulare, neinsemnate, despre ei pentru a va determina sa le dezvaluiti intimitati.
· Va impartasesc opiniile proaste si inflorite ale celorlalti despre voi sub aparenta dorintei de a va ajuta.

De ce barfesc anajatii?
· Se practica sau li se permite.
· Au timp neocupat ori s-au format intr-un mediu in care era incurajata barfa.
· Din invidie, gelozie, ura sau ca sa-i discrediteze pe ceilalti.
· Pentru ca unora le place sa se auda vorbind si asta ii face sa se simta importanti in ochii sefilor sau ai colegilor.
· Deoarece barfa e incurajata de un manager care e obsedat de control si trebuie sa stie tot ce misca in department.
· Sau pur si simplu pentru ca nu au 7 ani de acasa si pentru ca au multe frustrari nerezolvate.

Cum ne protejam de barfitori?
· Evitati sa va puneti sufletul in palma. Fiecare dintre noi avem un prieten foarte bun care la randul sau are si el un alt prieten foarte bun …Daca doriti, dezvaluiti chestiuni personale care facute publice nu va afecteaza.
· Daca doriti un confesor, cautati un preot sau gasiti un prieten integru din anturajul extraprofesional.
· Cereti detalii si verificati faptele inainte de a reactiona.
· Evitati-l pe cel care barfeste si nu-I barfiti voi la randul vostru. Este expert in a descoperi ce au spus oamenii.
· Ca sa aflati cine va barfeste, dezvaluiti fiecaruia dintre cei pe care ii banuiti cate o “informatie confidentiala” si apoi aveti rabdare.
· Cand aveti nevoie de informatie folositi doua,trei surse pe care le-ati verificat ca fiind credibile.

Cum scapam de barfa?
· Informatia intr-o companie trebuie sa circule la toate nivelurile pe cai formale nu informale. Stabiliti proceduri si reguli clare in acest sens.
· Nu va asteptati sa scapati de barfa daca personal o incurajati.
· Tineti-i ocupati pe cei care au acest obicei, trebuie sa aiba tot timpul de lucru.
· Puneti capat discutiilor care nu constau decat in barfe rautacioase.
· Informati-va bine si demascati-i in public folosindu-va de fapte concrete si nu de presupozitii sau deductii.
· Daca aveti functie de conducere angajatii trebuie sa stie ca nu acceptati barfa si ii dispretutiti pe barfitori.
· In momentul in care un angajat il barfeste pe altul chemati-l imediat si pe celalalt puneti-i fata in fata relatandu-le ce a spus unul despre altul. Garantat nu vor mai calca in biroul vostru decat pentru probleme profesionale.

Se spune ca: “o fapta rea poate fi indreptata printr-o fapta buna, o vorba rea nu se indreapta prin nimic”. Fiti vigilenti si pe faza si luati masuri din timp. ln stadiul de “sueta” barfa este oarecum suportabila dar amplificata pentru organizatii devine nociva. Inainte de a vorbi de bine sau nu, un coleg, reflectati cu atentie. Este benefic pentru voi? Este benefic pentru el sau pentru colectiv? Merita consecintele?
http://www.penescu.blogspot.com/

Iulian Penescu